Documentación técnica en formato eRPS chino (índice)
Palabras clave
technical documentation (equivalent to technical document, technical file, design history file, design dossier, registration document or submission dossier)
Dispositivo médico, diagnóstico in vitro, sistema de gestión de calidad, pruebas de tipo, requisitos técnicos del producto, evaluación clínica, instrucciones de uso, etiquetas, validación o evidencia no clínica, descripción del producto, historial de comercialización, flujo de trabajo de producción, gestión de riesgos, archivo de software, validación de usabilidad y especificación del material
Root in GHTF
Tras la introducción del sistema chino de presentación electrónica de productos regulados (eRPS, por sus siglas en inglés) en 2019, muchos fabricantes e incluso empresas de consultoría con experiencia se enfrentan repentinamente a un nuevo problema: cómo presentar el expediente de registro en la estructura eRPS establecida y superar la revisión de aceptación por parte de la autoridad china.
Behind adapting the eRPS, it is actually a new challenge for manufacturer how solid internal technical documentation (TD) is built up. The first task is to extract correct contents from TD fulfilling the requirements in each CH-chapter. The second task is to position the documents in correct eRPS folders.
Actually it is a kind of regulatory affairs science how to build up internal technical documentation, to extract R&D documents in recommended structure for notified body and multi international authorities.
Global Harmonization Task Force (GHTF) started to evolve with a Summery Technical Documentation (STED) by giving a document structure:
· Device Description and Product Specification
· Labeling
Información sobre diseño y fabricación
Lista de verificación de principios esenciales (PE)
· Risk Analysis
Unfortunately after reorganisation to International Medical Device Regulators Forum (IMDRF), these TD-chapters above don’t cover common requirements for countries: Australia, Brazil, Canada, China, European Union, Japan, Russia, Singapore, South Korea and the United State. The second generation Regulated Product Submission (RPS) was born in 2014. It considers all regional difference of requirements.
Aquí tenéis un índice del eRPS chino:
Capítulo 1 Administración regional
· Chapter 2 Summary Materials
· Chapter 3 Non-clinical evidence (see below)
· Chapter 4 Clinical evidence
Capítulo 6B Información específica del dispositivo del sistema de gestión de calidad
Compared to former submission in paper before RPS in China, the new table of content is characterised with sub-branches. Now the different technical chapter will be sent to corresponding technical groups under review by Chinese authority. So the width and depth of technical documentation is in at a more professional level.
Requirements under eRPS chapter
Como ocurre con todas las normas o directrices internacionales, su aplicación a los requisitos chinos siempre presenta algunas diferencias.
Echemos un vistazo al capítulo CH2.4.2 Descripción del embalaje del dispositivo.
nIVD MA ToC, IMDRF
a) Información relativa al embalaje de los dispositivos, incluyendo, cuando corresponda, el embalaje primario, el secundario y cualquier otro embalaje asociado;
b) También se deberá describir el embalaje específico de los accesorios comercializados junto con los dispositivos médicos;
c) If the user needs to package the medical device or its accessories before they perform sterilization, information about the correct packaging (e.g. material, composition, dimension) should be provided.
eRPS requirements, NMPA
Packaging description. Information on the packaging of the product and the packaging of accessories sold with the product; for sterile medical devices, information on the initial packaging appropriate to the sterilization method should be stated.
Los requisitos de la Tabla de Cumplimiento de la Autorización de Dispositivos Médicos In Vitro (nIVD MA ToC) del IMDRF se centran en los distintos niveles de etiquetado, el embalaje específico de los accesorios y la información de embalaje previa a la esterilización. Los requisitos del formato eRPS de la NMPA exigen la descripción general del embalaje, el embalaje de los accesorios y la información de embalaje del dispositivo médico estéril.
The conclusion is that the manufacturer should check the original regional requirements in Chinese eRPS guidance. The extent of documents could be more simple, however a bit different. The authority has its own preference and also traditional review thinking from former submission structure with only 12 chapters and without sub-chapters.
VIP chapter
Besides the submission structure in given table of content, it hides the requirements behind each chapter of which legal manufacturer should take care. Besides it, the manufacturers should pay attention to product specific guiances and standards. The requirements in details are derived from there regarding the specific verification and validation (software, shelf life, usbility, bocompatibility etc.), risk management and clinical evaluation etc.
Which one is under sharp view of Chinese authority after introduction of eRPS format?
If clinical study is not applicable to subject medical device, the eRPS chapter 3 NON-CLINICAL EVIDENCE is the most challenging part to provide verification and validation test. We would accompany you to go through the detailed requirement by NMPA.
As seen below there are 8 second level chapters (CH03. XX) under NON-CLINICAL EVIDENCE.
Among CH03.05, these chapters in figure 3 squared have same sub-structures:
study description, study identifier, date of initiation, summary, full report and statistical data (if applicable)
It means that manufacturer should pay attention of these topics by providing convincing testing report and understandable summary. So far all tests can be done in home country without additional Chinese requirements despite existing Chinese standards. For summary it should include the (1) purpose, (2) methods, (3) acceptance criteria, (4) results and (5) discussion and conclusions.
V&V requirements in details
3.05.01 Physical and Mechanical Characterization
3.05.02 Caracterización química/de materiales
3.05.03 Sistemas eléctricos: seguridad, protección mecánica y ambiental, y compatibilidad electromagnética
3.05.04 Radiation Safety
Information on product performance studies and a description of the study and preparation of the technical requirements of the product should be provided, including the basis for the determination of functional and safety indicators and other indicators relevant to quality control, the standards or methods used, the reasons for their use and the theoretical basis.
Los requisitos que sustentan los cuatro aspectos de verificación mencionados anteriormente suelen estar recogidos en guías y normas específicas del producto. Deben describirse las normas, los requisitos y los métodos de ensayo aplicados.
For products containing software, a separate medical device software description document should be provided, including basic information, implementation process and core algorithms, the level of detail depending on the level of security and complexity of the software. At the same time, a statement on the naming rules for the software version should be issued, specifying all the fields and field meanings of the software version, identifying the full version of the software and the identification version used for distribution.
Como se puede observar en la figura, los nombres de las subcarpetas revelan un archivo de software complejo que cumple con las directrices y estándares de software correspondientes.
3.05.06 Evaluación de biocompatibilidad y toxicología
The biocompatibility of the materials in the finished product that come into direct or indirect contact with patients and users should be evaluated.
The biocompatibility evaluation study information should include:
1. the basis and methods of the biocompatibility evaluation;
2. una descripción de los materiales utilizados en el producto y la naturaleza del contacto con los seres humanos;
3. the rationale and justification for performing or exempting biological tests;
4. an evaluation of the available data or test results
Para estas dos subcarpetas, deberá proporcionar un resumen de biocompatibilidad, el informe de pruebas y el certificado GLP de los laboratorios de ensayo. Las pruebas deben cumplir con las directrices de biocompatibilidad para dispositivos médicos.
3.05.08 Seguridad de los materiales de origen biológico (humano/animal)
Para productos que contengan sustancias con riesgos para la bioseguridad, como materiales homólogos, materiales de origen animal o sustancias bioactivas, se deberá proporcionar información sobre los estudios de bioseguridad de dichos materiales y sustancias. Se deberá incluir una descripción del proceso de obtención, procesamiento, conservación, análisis y manipulación de tejidos, células y materiales; una descripción de la procedencia (incluidos los detalles de la selección de donantes) y una descripción de las pruebas de validación del método de eliminación o inactivación de virus, otros patógenos y sustancias inmunogénicas durante la producción; y un breve resumen de la validación del proceso.
3.05.09.01 End-User Sterilization
Esterilización por parte del usuario final: se debe especificar el proceso de esterilización recomendado (métodos y parámetros) y la base para la determinación del método de esterilización recomendado; para los productos que pueden soportar dos o más esterilizaciones, se debe proporcionar información sobre el estudio de la tolerancia del método de esterilización recomendado asociado con el producto.
3.05.09.02 Manufacturer Sterilization
Esterilización por parte del fabricante: se debe especificar el proceso de esterilización (métodos y parámetros) y el nivel de garantía de esterilidad (SAL), y se debe proporcionar un informe de confirmación de la esterilización.
3.05.09.03 Toxicidad residual
Toxicidad residual: Si el método utilizado para la esterilización es propenso a generar residuos, se debe especificar la información sobre dichos residuos y los métodos de tratamiento adoptados, así como proporcionar información sobre la investigación realizada.
3.05.09.04 Validación de limpieza y desinfección
End-user sterilisation: the recommended sterilisation process (method and parameters) and the basis for the determination of the recommended sterilisation method should be specified.
3.05.10 Experimentación con animales
Pre-clinical animal test study information includes the purpose, results and records of the animal test study.
3.05.11 Usability/Human Factors
Fortunately the usability test is still not obligatory. It would be surprising requirements when manufacturer have to clarify the population difference. If not, a potential third local testing with Chinese user after type testing and conditional shelf life testing might be in reality.
3.07.01 Estabilidad del producto
Determination of expiry date: If applicable, a validation report of the expiry date of the product should be provided.
The validation report should comply with shelf life of active medical device guidance. Either you can let medical device undergo accelerating aging test, or you provide an analysis report regarding all critical components in storage, transportation, sterilization and usage conditions. Another literature reference is ASTM 1980-2.
3.07.02 Package Validation
1. En el caso de dispositivos médicos con un número limitado de usos repetidos, se deberá proporcionar información sobre la verificación del número de usos.
2. Packaging and packaging integrity: the basis for maintaining the integrity of the packaging during the declared expiry date and under the conditions of transport and storage.
El requisito de validación del embalaje se rige por la norma china YY/T 0681.
Coincidencia con MDR
Centrémonos de nuevo en los capítulos clave con los requisitos de verificación y validación (V&V). Debemos elegir el Anexo II, 6 del MDR en la UE para realizar la comparación.
Let`s assume that the legal manufacturers with marked medical device in Europe had a solid technical documentation matching Annex II, 6. Product Verification and Validation, how can we match requirements to Chinese eRPS structure?
Annex II, 6. Product Verification and Validation in MDR
6.1 (a) results of tests, such as engineering, laboratory, simulated use and animal tests, and evaluation of published literature applicable to the device, taking into account its intended purpose, or to similar devices, regarding the pre-clinical safety of the device and its conformity with the specifications;
6.1 (b) detailed information regarding test design, complete test or study protocols, methods of data analysis, in addition to data summaries and test conclusions regarding in particular:
the biocompatibility of the device including the identification of all materials in direct or indirect contact with the patient or user;
6.2 (d) En el caso de dispositivos que contengan sustancias CMR o disruptoras endocrinas a que se refiere la Sección 10.4.1 del Anexo I, la justificación a que se refiere la Sección 10.4.2 de dicho Anexo.
6.1 (b) detailed information regarding test design, complete test or study protocols, methods of data analysis, in addition to data summaries and test conclusions regarding in particular:
physical, chemical and microbiological characterisation;
6.1 (b) detailed information regarding test design, complete test or study protocols, methods of data analysis, in addition to data summaries and test conclusions regarding in particular:
seguridad eléctrica y compatibilidad electromagnética;
6.1 (b) detailed information regarding test design, complete test or study protocols, methods of data analysis, in addition to data summaries and test conclusions regarding in particular:
Verificación y validación del software (que describe el proceso de diseño y desarrollo del software y la evidencia de su validación, tal como se utiliza en el dispositivo final. Esta información generalmente incluirá los resultados resumidos de todas las verificaciones, validaciones y pruebas realizadas tanto internamente como en un entorno de usuario simulado o real antes del lanzamiento final. También deberá abordar todas las diferentes configuraciones de hardware y, cuando corresponda, los sistemas operativos identificados en la información proporcionada por el fabricante);
6.1 (b) detailed information regarding test design, complete test or study protocols, methods of data analysis, in addition to data summaries and test conclusions regarding in particular:
estabilidad, incluyendo la vida útil
6.1 (b) detailed information regarding test design, complete test or study protocols, methods of data analysis, in addition to data summaries and test conclusions regarding in particular:
performance and safety
6.1(c) the clinical evaluation report and its updates and the clinical evaluation plan referred to in Article 61(12) and Part A of Annex XIV;
6.1 (d) el plan PMCF y el informe de evaluación del PMCF a que se hace referencia en la Parte B del Anexo XIV o una justificación de por qué no es aplicable un PMCF.
6.2 (b) Cuando un dispositivo se fabrique utilizando tejidos o células de origen humano o animal, o sus derivados, y esté cubierto por el presente Reglamento de conformidad con los puntos (f) y (g) del artículo 1(6), y cuando un dispositivo incorpore, como parte integrante, tejidos o células de origen humano o sus derivados que tengan una acción auxiliar a la del dispositivo y esté cubierto por el presente Reglamento de conformidad con el primer párrafo del artículo 1(10), una declaración que indique este hecho. En tal caso, la documentación deberá identificar todos los materiales de origen humano o animal utilizados y proporcionar información detallada sobre la conformidad con las Secciones 13.1. o 13.2., respectivamente, del Anexo I.
(c) In the case of devices that are composed of substances or combinations of substances that are intended to be introduced into the human body and that are absorbed by or locally dispersed in the human body, detailed information, including test design, complete test or study protocols, methods of data analysis, and data summaries and test conclusions, regarding studies in relation to:
—absorption, distribution, metabolism and excretion;
—possible interactions of those substances, or of their products of metabolism in the human body, with other devices, medicinal products or other substances, considering the target population, and its associated medical conditions;
— tolerancia local; y
— toxicity, including single-dose toxicity, repeat-dose toxicity, genotoxicity, carcinogenicity and reproductive and developmental toxicity, as applicable depending on the level and nature of exposure to the device.
6.2 (e) En el caso de dispositivos comercializados en condiciones estériles o microbiológicas definidas, una descripción de las condiciones ambientales para las etapas de fabricación pertinentes. En el caso de dispositivos comercializados en condiciones estériles, una descripción de los métodos utilizados, incluidos los informes de validación, con respecto al envasado, la esterilización y el mantenimiento de la esterilidad. El informe de validación deberá incluir pruebas de carga microbiana, pruebas de pirógenos y, si procede, pruebas de residuos de esterilizantes.
eRPS Structure (CH chapter, NON-CLINICAL EVIDENCE), NMPA
3.05.10 Experimentación con animales
3.05.06 Evaluación de biocompatibilidad y toxicología
3.05.07 Non-Material-Mediated Pyrogenicity
3.05.01 Physical and Mechanical Characterization
3.05.02 Chemical / Material Characterization
3.05.03 Sistemas eléctricos: seguridad, protección mecánica y ambiental, y compatibilidad electromagnética
3.05.05.08 Software Verification and Validation
3.07.01 Product Stability
3.05.01 Physical and Mechanical Characterization
3.05.02 Caracterización química/de materiales
3.05.03 Sistemas eléctricos: seguridad, protección mecánica y ambiental, y compatibilidad electromagnética
3.05.04 Radiation Safety
4.2.1 clinical evaluation information
Próximamente
3.05.08 Seguridad de los materiales de origen biológico (humano/animal)
3.05.09.02 Manufacturer Sterilization
3.05.09.03 Toxicidad residual
3.07.02 Package Validation
It is clear that the requirement match between MDR, Annex II, chapter 6 and CH-chapter, NON-CLINICAL EVIDENCE is almost 100% besides clinical evaluation and PMCF.
Do you know that for registration needed technical documentation is just a part of iceberg of design history file at development? Communication in cross discipplin and entity can be struggling.
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Resumen
Podrían pasar décadas antes de que la autoridad introduzca la próxima generación de estructura de documentación. En nuestra opinión, el primer nivel de la tabla de contenido incluiría de 12 a 16 capítulos (CH.XX). Los 7 primeros capítulos (CH) del formato de presentación internacional de segunda generación son breves a modo de resumen. Sin embargo, para acceder al sexto nivel más profundo de la subcarpeta CH, hay que hacer clic cinco veces. Se supone que la mayoría de los fabricantes preparan los expedientes rellenando, buscando, editando y revisando las carpetas. Cuantos menos clics hagan los especialistas en RA para seleccionar una carpeta, más selectivamente podrán gestionar el expediente de presentación durante y después del registro del producto.
Esperamos que algún día se adopte una TOC armonizada en todos los mercados mundiales de dispositivos médicos. Con esa esperanza, los expertos en asuntos regulatorios del mercado chino de dispositivos médicos deben comprender primero los requisitos en desarrollo que rigen el sistema eRPS chino.
With Easychinapprov, all requirements of technical documentation are in control.
